“uma organização de renome está preste a inaugurar suas mais nova filial na cidade. Os funcionários da matriz estão muito agitados e opor conta da correria, decidiram distribui as tarefas a serem realizadas. A divisão do trabalho foi acordada da seguinte forma:

• Um grupo de funcionário ficou incumbido de enviar um memorando aos funcionários da matriz comunicando o evento que vai acontecer, local,horário, etc.
• Outro grupo abraçou a tarefa de enviar um oficio aos Diretores das outras filiais, comunicando a realização do coquetel.
• Alguém assumiu a tarefa de enviar aos funcionários uma circular, transmitindo as instruções sobre o traje adequado para o evento, local e horário em que o transporte ira busca-los em casa, como devem se identificar ao chegarem, como e onde devem retirar o bilhete que dá direito a concorrer aos prêmios que serão sorteados.
• Como não poderia faltar, uma outra equipe se responsabilizou pelo envio de uma carta comercial aos fornecedores dos “comes e bebes”, solicitando o envio, com a máxima urgência, das mercadorias conforme relação anexa.
• Outra equipe se encarregou de confeccionar a mala direta, enviando-a para os clientes antigos e para clientes em potencial, comunicando a inauguração da nova loja e alguns produtos que estarão como preço promocional especial no dia da inauguração.

O presidente da organização solicitou ainda, que lhe enviassem uma cópia de cada documentos acima, bem como a cópia da ata da reunião em que a estratégia de ação do grupo e a distribuição das tarefas foram definidas.

Os documentos deveriam ser anexados e enviados pó e-mail.”

************************************************************

Modelo de Memorando

Um memorando deve conter os  elementos abaixo relacionados.

Número e siglas de identificação da origem, antecedidos pelo nome memorando: devem ser escritos no alto da folha, à margem esquerda.

ex.: Memorando n.º 04/SR

04 – indica que é o 4º memorando escrito no ano corrente.

SR – sigla do órgão expedidor, Setor de Revisão.

Data: não precisa vir antes do nome da localidade, uma vez que esta é uma informações obvia, pois memorando é um documento de circulação interna.

Destinatário: deve aparecer na margem esquerda, sob o número da sigla.

Assunto: deve esta grafado abaixo da identificação do destinatário, devidamente alinhada. O texto pode se dividir em parágrafos.

Texto: inicia 4cm. ou 4 espaços duplo abaixo do item anterior. Deve ser digitado em espaços duplo

Fecho: Semelhante ao oficio, como por exemplo, atenciosamente( para pessoa de uma mesma hierarquia ou precedência posterior) ou respeitosamente ( para pessoas de hierarquia ou precedência superior) – centralizado  à direita, 1 cm. Abaixo do texto.

Nome e cargo do emitente: Semelhante ao ofício. São grafados a 4 espaços duplos do fecho,alinhados verticalmente àquele dado.

O texto pode possuir uma linguagem simples,concisa e clara.

Seo texto possuir mais de uma folha, escreve-se ao pé da primeira folha, a palavra “continua” e, no alto da próxima, “continuação”. No cabeçalho da folha de continuação se escreve o número do memorando.

TIPOS DE MEMORANDOS

Memorando Circular: Quando o memorando for do tipo circular, escreve-se, no rodapé CC – com cópia – seguindo de p/ e da abreviatura dos setores que receberam a cópia.

Memorando Sigiloso: Deve constar, abaixo de cabeçalho, a palavra RESERVADO, se enviado em envelope lacrado e rubricado pelo emitente na aba do fecho, onde também deve conter a palavra RESERVADO seguida do número  do memorando, da indicação  do emissor e do nome da autoridade a quem é dirigido.

*************************************************************

OFÍCIO

O ofício nada mais é que uma correspondência oficial enviada a alguém,normalmente funcionário ou autoridade pública. è muito semelhante à carta, a diferencia é que o endereçamento ao destinatário vai ao final,após o endereço do remetente, e colocado na margem esquerda.

Modelo de Ofício

Um ofício deve conter:

Deve conter o número do oficio, que começa a cada ano;na margem a esquerda.

Deve iniciar como local de onde se escreve e a data da correspondência, com margem a direita,na mesma linha do número do ofício.

Um vocativo, isto é, uma forma de cortesia indicando a pessoa a quem se escreve; coloca-se alguns espaços abaixo, na margem esquerda.

O texto em si, é mais formal que uma carta. Pula-se o mesmo número de espaços i inicia-se o texto, evitando palavras desnecessárias, indo direto ao assunto.

Uma cortesia no final.

Assinatura e endereço do remetente. margem a direita

************************************************************************************

ATA

é um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembléias. Deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior. Para evitar isso deve ser escrita:

- sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página)

- sem abreviatura de palavras ou expressões;

- números escritos por extenso;

- sem rasura nem emendas;

- sem uso de corretivo;

- com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;

- com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.

Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo como neste exemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil novecentos e noventa e seis..”

Quando se contatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se em tempo: “Em tempo:Onde se lê março,leia-se abril”.

Modelo de Ata

Data,horário, local e objetivos

O presidente, a secretaria da reunião e as pessoas presentes

relato da reunião propriamente dita

Encerramento

************************************************************************************

CIRCULAR

Circular é toda comunicação reproduzida em vias, cópias, ou exemplares de igual teor e expedidas, como documento; é uma mensagem endereçada simultaneamente a diversos destinatários, para transmitir avisos, ordens ou instruções. O público da circular pode ser interno, misto e externo, este último em pequena escala.

Modelo de circular

Deve iniciar como destinatário.

o nome Circular, seguido do seu numero e ano.

Um vocativo, isto é, uma fórmula de cortesia indicando a pessoa a quem se escreve.

O texto em si, de forma bastante objetiva.

Local, dia, mês e ano.

Remetente.

 ************************************************************

CARTA COMERCIAL

a carta comercial faz parte  de todo um sistema de comunicação, como seu emissor, com sua mensagem e com seu receptor. Está, consequentemente, sujeita a toda engrenagem, a todo dispositivos, a todos os requisitos indispensáveis à comunicação para propagar,agrupar,propor negócios e criar imagem. è um instrumentos de comunicação que se restringe a determinada área empresarial e/ou comercial,razão por que tem características próprias. As especificidades da carta comercial são as seguintes:

Clareza: a obscuridade do texto impede a comunicação  imediata e dá margem a interpretações que podem levar a desentendimentos e, mesmo, a prejuízos financeiros.

Linguagem: simples, atual,precisa,correta, com exata observância das normas gramaticais,concisa, informando com economia de palavras, impessoal, com o máximo de objetividade, pois a carta comercial não e lugar adequado para manifestações subjetivas e sentimentais.

Modelo de Carta Comercial

Cabeçalho ou timbre: com todos os elementos que identifiquem a firma. Hoje, o cabeçalho já vem impresso e há caos que simplesmente não aparece.

Destinação ou endereçamento com:

- localidade: com respeito a localidade, deve-se prestar atenção à tendência atual,que é colocar o local à esquerda, no alto; não se abrevia o nome do lugar, escreve-se São Paulo; não S. Paulo; após o nome da cidade, usa-se a vírgula. – data: com respeito à data, importa lembrar: nome do mês com minúscula; após a data, segue-se ponto final; os numerais designativos de ano não se separam por ponto ou espaço; assim deve-se escrever 2009 e não 2.009 ou 2 009; os números de uma data separam-se por hífen e não por barra. Então, 30-1109 e não 30/11/09.

Destinatário: nome, endereço, localidade.

Invocação. na invocação é de praxe a expressão “Prezado(s) senhor(senhores)”, seguida de dois pontos. Outras fórmulas: Prezado Amigos, senhor Diretor, Senhor Gerente,Caro Amigo, Senhores, etc.

Início, propriamente dito; há uma série de fórmulas, mas nada impedem que o redator crie outras. Como exemplos:”Em atenção ao anúncio publicado...”;”Em atenção ao pedido...”;”Com relação à carta do dia...”;”Atendendo à solicitação...”;”Em comprimento às determinações...”;”Participamos-lhe que...”;”Servimo-nos da presente para...”;”Solicitamos-lhes a fineza de ...”

Explanação do assunto. è variável, de acordo como que se pretende. é comum o uso de formas de tratamento abreviadas, como V.Sas; V.S.ª; V.S.as; V.Exa.; V. Ex.ª; Exmo.sr e outras.

Fecho da carta: é a parte que encerra a carta, com uma série de fórmulas já estabelecidas, como: “Atenciosamente”;”Com elevado apreço”;”Com elevada consideração (ou estima)”;” Cordiais saudações (Saudações cordiais)”;”Cordialmente”;”Saudações anteciosas (Atenciosas saudações)”;”Antecipadamente somo agradecidos”.

Assinatura/Função